Executive Assistant & Office Manager (w/m/d)

Executive Assistance – du denkst mit, voraus und behältst den Überblick
Du unterstützt unsere Geschäftsführung zuverlässig im Tagesgeschäft und agierst dabei vorausschauend, diskret und lösungsorientiert.

• Du organisierst und koordinierst Geschäftsreisen auf CxO-Ebene (Flüge, Hotels, Transfers etc.)
• Du steuerst Kalender, Termine und Prioritäten souverän und mit hoher Verlässlichkeit
• Du koordinierst Abstimmungen mit internen und externen Stakeholdern professionell und serviceorientiert
• Du hältst der Geschäftsführung organisatorisch den Rücken frei und sorgst für Struktur im Tagesgeschäft
• Du übernimmst eigenständig administrative und organisatorische Sonderthemen

Office Management – du bist die gute Seele unseres Headquarters
Du sorgst dafür, dass unser neues Headquarter in Stuttgart-Möhringen nicht nur funktioniert, sondern ein Ort ist, an dem sich Mitarbeitende, Gäste und Management jederzeit willkommen fühlen.

• Du verantwortest die gesamte Büroorganisation und hältst den täglichen Betrieb professionell am Laufen
• Du bist zentrale Ansprechperson für Mitarbeitende, Dienstleister, Lieferanten und externe Partner
• Du koordinierst Verbrauchsmaterialien, Büroausstattung und sämtliche Office-Services mit Weitblick und Struktur
• Du schaffst eine angenehme, professionelle und herzliche Atmosphäre im Büroalltag
• Du erkennst, was gebraucht wird, bevor es jemand ansprechen muss
• Du behältst auch bei vielen parallelen Themen den Überblick und sorgst mit Ruhe, Verbindlichkeit und Freundlichkeit für einen reibungslosen Ablauf

Kommunikation & Administration – professionell, verbindlich und herzlich

• Du bist Schnittstelle zwischen Leadership-Team, Fachbereichen und externen Partnern
• Du kommunizierst jederzeit professionell, freundlich und serviceorientiert – auf Deutsch und Englisch
• Du kümmerst dich zuverlässig um Spesenabrechnungen, Dokumentenmanagement und administrative Aufgaben
• Du bearbeitest Ad-hoc-Themen pragmatisch, lösungsorientiert und mit hoher Eigenverantwortung
• Du bewahrst auch in dynamischen Situationen Ruhe, Struktur und einen positiven Umgangston

• Du hast mehrjährige Erfahrung in einer vergleichbaren Rolle im Bereich der Executive Assistance und/oder im Office Management
• Du bist ein echtes Organisationstalent und kannst viele Themen parallel steuern, ohne dabei den Überblick oder deine Freundlichkeit zu verlieren
• Du bist serviceorientiert, verstehst dich als Gastgeber:in und bist eine verlässliche Anlaufstelle im Unternehmen.
• Du überzeugst durch Professionalität, Verbindlichkeit und eine positive, ruhige Ausstrahlung – auch in stressigen Situationen handelst du souverän, strukturiert und freundlich.
• Du arbeitest eigenständig, übernimmst Verantwortung, denkst mit, erkennst Prioritäten schnell und gehst Themen proaktiv sowie lösungsorientiert an.
• Du gehst diskret und vertrauensvoll mit sensiblen Informationen um.
• Du verfügst über Deutschkenntnisse auf C2-Niveau sowie Englischkenntnisse auf mind. B2-Niveau in Wort und Schrift.
• Du arbeitest sicher mit modernen Office-Tools wie Outlook, Teams oder Google Workspace.
• Du bringst die Bereitschaft mit, zu 100 % vor Ort im Büro zu arbeiten und schätzt die enge Zusammenarbeit im Team.
• Du bist zeitlich flexibel und bereit, bei kurzfristigen oder dringenden Themen auch außerhalb der regulären Arbeitszeiten zu unterstützen.
• Idealerweise hast du bereits erste praktische Erfahrungen im Umgang mit KI-gestützten Tools gesammelt und setzt diese ein, um Arbeitsabläufe effizienter und produktiver zu gestalten.

Was uns besonders wichtig ist
Wir suchen keine klassische Assistenzrolle „im Hintergrund“, sondern eine Persönlichkeit mit echter Gastgebermentalität: Jemanden, der Menschen mit Freundlichkeit, Ruhe und Professionalität begegnet, auch wenn viele Themen gleichzeitig laufen. Eine Person, die Struktur schafft, mitdenkt, Verantwortung übernimmt – und als „gute Seele“ unseres Headquarters wahrgenommen wird.